Для бесплатного считывания карт водителей в сервисе GR.Cards скачайте программу-считыватель, нажав на кнопку ниже.

Если вы хотите сделать это позже, закройте всплывающее окно.

Можно ли подписывать путевые листы электронной подписью?

Любая бюрократия и работа с бумажками замедляет работу компании. И путевой лист здесь не исключение. Современный мир предлагает безбумажный документооборот и электронные подписи вместо живых. Но можно ли применить эти инструменты к путевому листу с точки зрения закона? Давайте разбираться вместе.
Дата: 29 марта 2021
Автор: Команда "Геороут"
Время чтения: 3 минуты

Содержание

Что такое электронная подпись?

Виды электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ЭП). Обычно это логин и пароль для какого-либо сервиса или программного обеспечения. Например, вы авторизуетесь в социальной сети "Вконтакте" при помощи логина и пароля - это использование простой электронной подписи.

  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Данный тип подписи более сложный. Представляет из себя длинный набор букв и символов, которые хранятся на ключе (токене) в виде usb-флэшки, либо в специальном "облачном" хранилище. Такой подписью подписывают внутренние документы компании, если перед этим вы подписали своей "живой" подписью соглашение об использовании неквалифицированной электронной подписи при подписании документов.

Например, вы устроились на работу и подписали соглашение об использовании НЭП, после чего в стране объявили пандемию и вас отправили работать из дома. Вскоре вам потребовалось подписать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы не обмениваться оригиналами документов по почте, вы можете подписать документ при помощи вашей неквалифицированной электронной подписи, и это будет полностью законно и эквивалентно живой подписи на распечатанном документе.

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Работает также, как и НЭП, только выдавать её могут специальные аккредитованные минкомсвязи удостоверяющие центры. КЭП нужна для работы с торговыми (тендерными) площадками, некоторыми государственными учреждениями, судами и для подписания документов между юридическими лицами.

Может ли электронная подпись заменить обычную?

С точки зрения закона Электронная Подпись, при выполнении определенных условий, может полностью заменить обычную подпись человека и стать её полным аналогом.

Это прописано в Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Это значит, что вам нужно только определить правомерность использования того или иного типа подписи для документов, и правильно оформить необходимые соглашения. После чего вы можете все подписывать при помощи ЭП и не волноваться о законности её применения.

В наше время даже сделку по продаже квартиры можно оформить не выходя из дома, из-за чего ЭП становится не только удобным, но и опасным инструментом. Так что не забывайте о правилах информационной безопасности и храните все подписи в надежном месте.

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) — это система обмена документами между сотрудниками внутри компании и/или между вашей компанией и контрагентами. Поставщик такой системы выступает гарантом, который хранит все цифровые копии документов в неизменном виде.

Вместо бумажного архива документов и почты для отправки вам предоставляют специальное облачное хранилище архива электронных документов и систему моментальной отправки электронных документов для подписания кому бы то ни было.

Электронный путевой лист. Можно ли его использовать вместо бумажного?

Перейти на электронный путевой лист пока что не получится, так как закон пока что не позволяет инспекторам проверять путевые листы транспортных средств в электронном формате.

Вот в этой статье мы писали о том, что Минтранс РФ работает над новым законопректом, который позволит отказаться от бумаги при оформлении путевого листа, но пока что это только планы.

Вы можете полностью подписать путевой лист электронными подписями внутри компании, после чего вывести путевой лист на печать и отдать его водителю в рейс, чтобы инспектор мог проверить его на трассе. По возвращении водителя на базу вы можете опять поставить нужные подписи в электронном виде на электронной версии выданного водителю путевого листа, внеся необходимые данные также в электронный путевой лист. После чего сохранить его в системе электронного документооборота.

При проверке компании государственными органами данные путевые листы будут засчитаны за обычные "путевки" на бумаге.
В настоящее время в России можно подписывать абсолютно любой документ квалифицированной электронной подписью - и это будет иметь юридическую силу такую же, как и "живая" подпись человека.
Путевые листы не исключение, только возникает одна сложность. После подписания путевого листа в электронном виде, его все равно надо печатать, так как тем же законом РФ предусмотрено, что инспектор на дороге только по распечатанному путевому листу может проверить груз и маршрут транспортного средства.
И да, неквалифицированная электронная подпись в данном случае не подойдет, так как документ "путевой лист" является первичным документом для бухгалтерского учёта, и должен быть заверен соответствующим образом.
Игорь Головин
Специалист удостоверяющего центра ООО "АйТи-Мониторинг"

Что еще автоматизировать при работе с транспортом?

Автоматизация - двигатель прогресса. Если в вашей компании имеется автопарк транспортных средств с грузоподъемностью более 3,5 тонн или более 8-ми пассажирских мест, то вам необходимо оснащать его тахографами и следить за соблюдением тахографического режима.

Контролировать вручную соблюдение режима труда и отдыха водителей сложно, а при большом штате водителей практически невозможно. Мы предлагаем воспользоваться программным обеспечением GR.CARDS.

Программа автоматически расшифровывает данные с карт водителей, определяет возможные нарушения эксплуатации тахографов и режима труда водителя и выдает эту информацию в удобном для восприятия отчете.

То, что у специалиста по охране труда заняло бы 1 день, GR.CARDS делает за 5 минут.

Регистрируйтесь прямо сейчас, чтобы лично узнать о всех преимуществах использования сервиса GR.Cards! В течение недели у вас будет демо доступ ко всем платным функциям сервиса.
Более подробно с полезными функциями GR.Cards вы можете ознакомиться по этим ссылкам:
Поделиться статьей в мессенджерах и социальных сетях

Другие материалы нашего блога

Примеры работы автопарков с программой GR.Cards